Vaker thuiswerken, meer spreiden en mijden
Mobiliteit en werkgedrag zijn door Corona op zijn kop gezet. In de ene sector wat sterker dan de andere, maar het heeft onze kijk op thuiswerken en de frequentie, tijdstippen en manier waarop we naar kantoor reizen blijvend veranderd. De huidige situatie vraagt om flexibele mobiliteit- en werkoplossingen die aansluiten op de behoeften van de veelal thuiswerkende werknemers. En dat vraagt meer dan alleen een sterk wifi signaal in huis. Met een integraal mobiliteitsbeleid stimuleer je – als werkgever – werknemers om duurzame keuzes te maken als het gaat om woon-werk reisgedrag. Oók na Corona. Zodat medewerkers straks niet meer dagelijks in de file staan tijdens de ochtendspits. In dit artikel delen wij onze tips & tricks voor het opstellen van een flexibel beleid.
We nemen je mee in een vijf-stappenplan om te komen tot een flexibel mobiliteitsbeleid. Hierbij maken we gebruik van de mobiliteitspiramide. De treden grijpen in op elkaar. En als je ze allemaal toepast, wordt je beleid effectiever en krachtiger.
Stap 1: cultuur en beleid onder de loep
De eerste trede gaat over de bedrijfscultuur en het beleid. Dit is de basis van je mobiliteitsbeleid. Zorg als organisatie voor een duidelijke ambitie, als het gaat om je mobiliteits- en werkbeleid. Deze ambitie moet nauw aansluiten bij je bedrijfscultuur, je visie en je missie. Heb jij vertrouwen in jouw medewerkers en geef je ze de verantwoordelijkheid die hoort bij thuiswerken?
Deze ambitie vertaal je vervolgens naar beleid, zoals duidelijke afspraken over flexibele werktijden, thuiswerkvergoedingen en reiskostenvergoedingen. Hierbij is het belangrijk om de mobiliteitspotentie van jouw werknemers helder te hebben. Hoeveel medewerkers kunnen potentieel op de (elektrische) fiets komen? Voor welke medewerkers zijn de OV-voorzieningen tussen huis en kantoor toereikend genoeg om de reis met OV af te leggen? Met een mobiliteitsscan breng je het veranderpotentieel van het woon-werkverkeer van jouw organisatie in beeld. Wij kunnen je helpen bij het in kaart brengen van de mogelijkheden.
Stap 2: je omgeving inrichten
In de tweede trede kijk je naar de omgeving waarin de organisatie zich bevindt. Hoe vertaal je je beleid en je visie naar de kantoorinrichting? Veel organisaties denken er nu aan om het kantoor als ontmoetingsplek te gebruiken. Maar wat betekent dat voor de inrichting van het kantoor? Misschien moet je je restaurant gaan ombouwen. En minder werkplekken en meer ontmoetingsruimtes creëren. En flexplekken met belruimtes.
Op het gebied van reizen en de omgeving gaat het om de bereikbaarheid en infrastructuur. Zijn er voldoende bushaltes en OV-verbindingen om het OV-gebruik te stimuleren? Zijn er voldoende fietspaden, parkeerplaatsen, laadpalen? Voor de infrastructuur ben je afhankelijk van de overheid. Maar parkeerplaatsen en laadpalen kun je als werkgever faciliteren.
Stap 3: voorzieningen aanbieden
Trede drie gaat over de voorzieningen die je aanbiedt en die je ambitie ondersteunen. Zorg dat je werkvoorzieningen aanbiedt die het thuiswerken mogelijk maken. Denk aan een goede laptop, webcam en beeldscherm. Maar ook een goede bureaustoel, zodat je een arbo-geschikte thuiswerkplek faciliteert.
Denk ook aan een thuiswerkvergoeding. Veel medewerkers geven de voorkeur om na corona gedeeltelijk thuis te blijven werken. Dit zorgt voor extra kosten van de werknemer, zoals wc-papier, licht, warmte, koffie/thee etc. Het is als werkgever belangrijk om voorzieningen te bieden die aansluiten op deze behoefte.
Daarnaast kun je werknemers tegemoetkomen in reisvoorzieningen. Bijvoorbeeld door een subsidieregeling, om de aanschaf van de (elektrische) fiets te stimuleren. Of door een mobiliteitskaart te faciliteren met een app waarin werknemers hun dagelijks vervoerkeuzes vastleggen. En wanneer zij bijvoorbeeld met de fiets, trein of deelauto reizen, in aanmerking komen voor een vergoeding.
Stap 4: gedragsinterventies inzetten
Trede vier gaat over communicatie en gedrag. Nadat je een lijn in je beleid hebt uitgezet, hebt gekeken naar de omgeving en de voorzieningen, is het zaak dat medewerkers gaan doen wat je beoogt met je beleid.
Het is belangrijk om duidelijk te communiceren waarom je de dingen doet die je doet.
Herhaal deze kernboodschap vaak op verschillende manieren, zodat medewerkers begrijpen wat je van hen verwacht. Maar ga ook met ze in gesprek, zodat jij begrijpt wat zij nodig hebben om het gewenste gedrag te kunnen uitvoeren. In de essentie moet je zorgen dat zij:
- Weten wat de bedoeling is
- Willen uitvoeren wat je beoogt
- En kunnen deelnemen aan het beleid
Stap 5: een beleving creëren
Trede vijf pakt alle onderliggende treden samen en gaat over de algehele beleving. Dit is het puntje op de piramide en gaat over het totaalplaatje. Klopt dit voor de medewerkers? Als je ambitie is om duurzaam te zijn en het kantoor in te richten als ontmoetingsplek – ziet het kantoor er dan ook zo uit? Herkennen medewerkers deze ambitie als zij op kantoor komen? Zorg ervoor dat alle puzzelstukjes op z’n plek vallen. Een integraal totaalplaatje draagt flink bij aan de effectiviteit van je mobiliteitsbeleid.
Wil jij aan de slag met een integraal mobiliteitsbeleid binnen jouw organisatie? Neem contact op met onze mobiliteitsexpert. Zij geven kosteloos advies en helpen je graag op weg!
